Probleem: Gedeeld Excel werkboek is onbruikbaar zolang het ergens open staat

Een werkboek dat door alle vestigingen van Volvo Nieuwenhuijse wordt gebruikt en meerdere malen per dag bijgewerkt moet worden zorgt voor problemen en inefficiëntie doordat het vergeten wordt af te sluiten als bijvoorbeeld een verkoper snel een klant moet helpen.

Oplossing: Excel werkboek sluiten indien inactief

Door een timer te laten lopen die het werkboek opslaat en sluit als er gedurende 5 minuten niets gewijzigd wordt is het probleem opgelost.
Medewerkers hoeven niet meer oneindig te wachten op vrijgave van het werkboek of rond te bellen om te controleren of iemand het open heeft staan.

Probleem: Versturen van grote batches e-mails

Voor het verzenden van de kerstkaarten in December ontstond bij DO-IT de behoefte aan een e-mailing tool, die gekoppeld aan Navision gepersonaliseerde e-mails kan versturen aan personen binnen een bepaalde mailing code.
Verdere eisen:

• Contactpersonen in een mailinggroep moeten ‘uit’ geschakeld kunnen worden in de tool
• De tekst in de e-mail moet in de taal zijn volgens de taalcode in Navision
• Er moeten meerdere bijlagen meegestuurd kunnen worden, ook afhankelijk van de taalcode in Navision

Oplossing: De Excel E-mailing Tool

Excellogisch ontwikkelde voor DO-IT een Excel E-mailing Tool. In een duidelijke interface kunnen contacten die aan een bepaalde e-mailingcode in Navision zijn gekoppeld worden opgehaald. Eventueel kan een contact even uitgeschakeld worden voor de huidige mailing.
Door een sjabloon e-mail te maken voor iedere taal en middels een bepaalde code aan te geven waar de aanhef en dergelijke moeten komen te staan kan een gepersonaliseerde e-mail met html opmaak (dus inclusief tekst opmaak, afbeeldingen enzovoort) worden verstuurd aan de contactpersonen.

Resultaat

Een Excel e-mailing Tool die door de koppeling met Navision en de heldere menu structuur eenvoudig is te bedienen.

Probleem

Voor het volgen van de voortgang van de productie en het voorspellen van het einde daarvan, om zo te beoordelen of diverse deadlines gehaald worden en een transportplanning te maken had Netwerk VSP behoefte aan een tool die een en ander kan doorrekenen.
De complexiteit die het met zich meeneemt om zoiets te bouwen in Excel gaat Netwerk VSP boven de pet.
Als Excel Expert en kenner van de processen bij Netwerk VSP was Excellogisch de aangewezen persoon om de ontwikkeling op zich te nemen.
 

Oplossing

Excellogisch ontwikkelde voor (en met) Netwerk VSP een Excel productieplanning, die op basis van nog uit te voeren productie en reeds gerealiseerde productie de volgende berekeningen uitvoert:

• Doorrekening op basis van gerealiseerde productie, om tot een voorspelling van de voortgang van de productie te komen
• Doorrekening van de productie om tot een benodigde transport capaciteit te komen

 
Nadat deze berekeningen uitgevoerd zijn in diverse scenario’s wordt de data, die centraal is berekend, naar de diverse vestigingen gestuurd die op basis hiervan transportplanningen gaan maken.
Deze decentrale transportplanning wordt vervolgens weer ingelezen in de centrale Excel productieplanning, zodat een algeheel overzicht ontstaat van deadlines, realisatie en bottlenecks.
Een aantal heldere rapportages voorzien diverse afdelingen van benodigde informatie, terwijl in een dashboard diverse deadlines in de gaten gehouden kunnen worden.

Resultaat

Een Excel productieplanning die Netwerk VSP in staat stelt de voortgang van zijn productie proces te bewaken en tijdig in te grijpen indien nodig.
Behalve het volgen van productie is dit ook nog eens de ideale tool om transport mee te plannen. Doordat decentrale transportplanning tools en de centrale Excel productieplanning met elkaar in contact staan kijkt iedereen naar dezelfde actuele gegevens.

Probleem: Lijst met mutaties op facturatie

Voor inzicht op de mutaties op lopende opdrachten en voor invoer van nieuwe opdrachten had CSU een zelf ontworpen Excel lijst. Deze liet, vanwege de beperkingen in de Excel formules te wensen over. Tevens kon slechts 1 gebruiker tegelijk in de lijst werken.

Oplossing: Excel Multi-User Tool

Excellogisch ontwikkelde voor CSU een Excel Multi Tool, waarin meerdere gebruikers tegelijk hun mutaties konden doen.
Ondertussen werken meerdere Business Units met de tool, ieder met hun eigen overzichten.
Op management niveua kan in één en dezelfde tool een rapportage over alle BU’s gedraaid worden.
Door gebruik te maken van een Access database voor het opslaan van de ingevoerde mutaties en Excel alleen te gebruiken voor weergave van de gegevens en als user interface is het mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijk in dezelfde tool te werken, zonder elkaars gegevens te overschrijven of conflicten te veroorzaken.

Probleem: Werving van bezorgers

Om gericht bezorgers te kunnen werven ontstond voor Netwerk VSP de behoefte aan inzicht in wijken zonder bezorger en wijken met risico bezorgers.
Er was wel data aanwezig, maar door de inrichting daarvan was deze lastig tot niet te filteren.

Oplossing: Excel Dashboard Werving

Excellogisch ontwikkelde voor Netwerk VSP een Excel Dashboard, waarin enkele criteria opgegeven kunnen worden. Een macro gaat vervolgens op zoeken naar wijken en bezorgers die voldoen aan de opgegeven criteria, met een lijst met risico wijken als resultaat.
Door de mogelijkheid om in de tool het soort wervingsmiddel en het moment van werving op te geven worden geen dubbele middelen meer ingezet.

Resultaat

Dankzij de Excel Dashboard Werving worden wervingsmiddelen bewuster ingezet, waardoor een flinke kostenbesparing wordt gemaakt.

Probleem: Excel prijslijst maken en versturen

Voor het maken van de wekelijkse prijslijst voor diverse klantgroepen was erg veel tijd nodig. De prijzen van de huidige week moesten vergeleken worden met die van de vorige week, waarna een overzicht van de wijzigingen moest worden gemaakt.
Het verzenden van de prijslijsten per e-mail kostte ook erg veel tijd.

Oplossing: Excel prijslijst generator

Excellogisch ontwikkelde voor DO-IT de Excel Prijslijst generator, die gekoppeld aan Navision automatisch de laatste prijzen ophaalt. Omdat de prijzen per week worden opgeslagen in de tool kan automatisch een vergelijking gemaakt worden. Tevens is hierdoor een prijshistorie per product aanwezig.
In de tool kan ieder product worden ingedeeld in een hoofdstuk.
De Excel prijslijsten worden nu in 3 verschillende talen automatisch gegenereerd en via een persoonlijke e-mail aan de juiste klanten toegestuurd. De lijst met klanten wordt ook opgehaald uit Navision.

Resultaat

Een Excel Prijslijst Generator die snel en foutloos iedere week de prijslijsten voor DO-IT maakt en verzendt. Er wordt een hoop tijd bespaard ten opzichte van de oude methode.

Probleem 1: Vrachtbrieven maken

Voor de transporten die dagelijks voor Netwerk VSP uitrijdt was het erg bewerkelijk om vrachtbrieven te maken.

Probleem 2: Emballage registratie

Vanwege de hoge kosten van de emballage van Netwerk VSP is behoefte ontstaan aan een gedegen registratie, zodat inzicht ontstaat in binnenkomende en uitgaande emballage.

Oplossing: Excel Vrachtbrief en Emballage Tool

Excellogisch ontwikkelde voor Netwerk VSP een Excel Vrachtbrief en Emballage Tool, waarin via een wizard een transporteur gekozen kan worden. De tool weet – op basis van informatie uit het systeem van Netwerk VSP – welke routes en hoeveel gewicht het betreft.
Door in de wizard de mogelijkheid in te bouwen dat opgegeven wordt welke en hoeveel emballage wordt meegegeven aan de transporteur – en hoeveel wordt gelost – wordt direct een emballage registratie gevoerd.
Door alle informatie uit de diverse tools (per vestiging) te verzamelen in een centraal totaal overzicht ontstaat inzicht in de verschillende emballage stromen en weet Netwerk VSP precies waar zijn emballage is.

Resultaat

Een duidelijke tool met begrijpelijke wizard, die zelfs door gebruikers zonder Excel kennis gebruikt kan worden.
Vrachtbrieven kunnen eenvoudig worden geprint, waardoor er veel schrijfwerk en tijd wordt bespaart. De emballage registratie geeft inzicht in de emballage stromen.

Probleem: Media planning

Voor de planning van Netwerk VSP ontstond behoefte aan een tool waarin alle diverse cover posities, folie bedrukking, digitale banners enzovoort konden worden ingevoerd.
Het was erg lastig om overzicht te krijgen in de posities die wel en de posities die nog niet bezet waren.

Oplossing: Media Excel Planning

Excellogisch ontwikkelde voor Netwerk VSP de Media Excel Planning, waarin per week bijgehouden kan worden welke posities bezet zijn en door wie.
Een overzichtelijke planning toont een overzicht van 10 weken, waardoor klanten die een bezette positie willen kopen snel geadviseerd kunnen worden over weken die nog wel beschikbaar zijn.
Enkele rapportages geven de verschillende afdelingen inzicht in de bezettingsgraad van hun producten.

Resultaat

Een eenvoudige tool in gebruik, met heldere overzichten, een hulp voor inplannen van een lange periode en rapportages waarmee echt gestuurd kan worden.
De heldere menu structuur maakt het voor iedere gebruiker mogelijk met de tool te werken.

Diverse Excel Support

In 2013 en 2014 heeft Excellogisch diverse Excel Support klussen voor ADP uitgevoerd.
Het betreft met name de ontwikkeling van en het onderhoud op een tweetal jaarlijks terugkerende Excel rekenmodellen

• Arbeidskorting Berekening
• Bruto / Netto Salaris berekening (nieuw jaar versus oud jaar)

Probleem: Excel Management Rapportage

Securitas had zelf een Excel management rapportage ontwikkeld waarin enkele klant specifieke gegevens werden getoond. Door jarenlange uitbreiding en aanpassingen was de rapportage lastig te onderhouden en liet de performance te wensen over.
Tevens werden in klachten, meldingen, wensen enzovoort in diverse Excel bestanden bijgehouden door diverse medewerkers. Deze Excelbestanden moesten stuk voor stuk worden ingelezen (copy – paste), waardoor het maken van de rapportage een vervelende en tijdrovende klus was.

Oplossing Excel Management Rapportage en Toolbox

Excellogisch ontwikkelde voor Securitas een Toolbox, waarin medewerkers via formulieren de klachten, wensen en meldingen in kunnen voeren. De toolbox is zo opgezet dat medewerkers er tegelijk in kunnen werken, zonder last van elkaar te hebben.
Een Excel management Rapportage Tool maakt vervolgens gebruik van de ingevoerde gegevens om een rapportage samen te stellen.
Het geheel is nu ‘interactief’, waardoor het maken van de Excel managementrapportage slechts nog enkele klikken op de knoppen betreft.
Via een rapportage selector kan de gebruiker keer op keer bepalen welke rapporten geprint of naar pdf geëxporteerd moeten worden.

Resultaat

Een toolbox met Excel Management Rapportage en Dashboard die door meerdere gebruikers tegelijk kan worden gebruikt.
De heldere menu structuur zorgt ervoor dat zelfs gebruikers zonder Excel kennis overweg kunnen met de tools.