Probleem: Offerte beheer

Het samenstellen en beheren van offertes kost veel tijd. Gegevens worden in diverse Excel overzichten bijgehouden en moeten daardoor vaak dubbel ingevoerd worden.

Oplossing: Excel offerte generator

Excellogisch ontwikkelde voor Lagusski een Excel offerte generator. Door een database aan het bestand te koppelen, waarin de data wordt opgeslagen, kunnen meerdere medewerkers gelijktijdig in hetzelfde bestand werken.
Offertes kunnen eenvoudig samengesteld worden door gewenste producten, artikelen en varianten bij elkaar te klikken waarna de offerte na een klik op de knop in Word wordt gegenereerd. 
Nadat eventueel de laatste wijzigingen in de Word offerte zijn gemaakt wordt deze opgeslagen en wordt met een druk op de knop met de juiste bijlagen via e-mail verzonden aan de klant.

Resultaat

Een geoptimaliseerd offerte proces en goed overzicht van de status van offertes.

Probleem: Opzoeken geocodering

Voor een van zijn klanten met een groot wereldwijd dealer netwerk moeten t.b.v. de website adressen ge-geocodeerd worden.
Tevens blijkt de lijst met dealers vervuild te zijn.

Oplossing: Excel geocodering tool

Excellogisch ontwikkelde voor Doorrood een tool waarmee het adressenbestand opgeschoond kon worden. Tevens is een koppeling met Google toegevoegd, waardoor automatisch alle adressen van een correcte geocodering werd voorzien.

Probleem: Delen van excel bestanden

Doordat met meerdere collega’s samengewerkt wordt in verschillende Excelbestanden bestaat grote kans op fouten en overschrijven van elkaars wijzigingen. Daarnaast moeten gegevens vaak in meerdere bestanden herhaaldelijk ingepland worden.

Oplossing: Excel planning Tool

Excellogisch ontwikkelde voor Lubee een plan applicatie in Excel. Door een database voor opslaan van gegevens te gebruiken kunnen meerdere collega’s gelijktijdig in de applicatie werken.

Resultaat

De Excel planning voorziet in de invoer van orders en het monitoren van de status daarvan. Daarnaast worden producten voor verhuur ingepland, zodat in één oogopslag zichtbaar is hoeveel producten nog beschikbaar zijn voor verhuur.
Zodra producten werkelijk worden verzonden kunnen deze middels een barcode scanner worden geregistreerd en worden retourlabels en track en trace codes automatisch geregistreerd.

Probleem: Tijdrovende verwerking van orders

Kleinere klanten met kleinere bestel hoeveelheden doen bestellingen via telefoon of e-mail. Orders moeten handmatig in Navision ingevoerd worden, terwijl bestelformulieren geautomatiseerd ingelezen kunnen worden.

Oplossing: Custom Order Form Generator

Excellogisch ontwikkelde voor DO-IT een Excel bestelformulieren generator die op basis van gegevens die geautomatiseerd worden ingelezen uit Navision een bestelformulier tool per klant genereerd.
De klant ontvangt een Excel bestand, waarin zijn gegevens reeds zijn ingevuld en waarin de artikelen die veelvuldig besteld worden alvast zijn geselecteerd. Andere artikelen kunnen handmatig worden geselecteerd.
Na invoeren van de bestelling wordt middels een druk op de knop een pdf bestelformulier gemaakt en per e-mail verzonden naar DO-IT, waarna het bestelformulier geautomatiseerd in Navision wordt ingelezen.

Probleem: Verwerking van data in Excel

Het maandelijks verwerken van gegevens ten behoeve van het vullen van een dashboard kost veel tijd. De handmatige verwerking van de databestanden en het opmaken van het dashboard in Excel is tijdrovend en foutgevoelig.

Oplossing: Excel dashboard tool

Een Excel tool waarin data geïmporteerd kan worden en die de dashboards geautomatiseerd vult.

Resultaat

Een Excel dashboard tool waarin onderliggende data maandelijks geïmporteerd kan worden. De dynamische dashboards voor de verschillende niveaus worden geautomatiseerd gevuld.

Probleem: Klantenbestand in kaart brengen

Voor het begeleiden van commerciële trajecten waarbij strategische keuzes gemaakt moeten worden is een eerste inzicht in het klant portfolio noodzakelijk.

Oplossing: Excel Territory planning

Voor diverse klanten is een Excel tool ontwikkeld waarin informatie over omzet, pipeline en groei potentie overzichtelijk wordt verzameld, zodat op basis daarvan de commerciële doelstellingen bepaald kunnen worden.

Resultaat

Het territory planning workbook met invoer formulieren en grafische weergave middels een bubble chart.

Probleem: Gedeeld Excel werkboek is onbruikbaar zolang het ergens open staat

Een werkboek dat door alle vestigingen van Volvo Nieuwenhuijse wordt gebruikt en meerdere malen per dag bijgewerkt moet worden zorgt voor problemen en inefficiëntie doordat het vergeten wordt af te sluiten als bijvoorbeeld een verkoper snel een klant moet helpen.

Oplossing: Excel werkboek sluiten indien inactief

Door een timer te laten lopen die het werkboek opslaat en sluit als er gedurende 5 minuten niets gewijzigd wordt is het probleem opgelost.
Medewerkers hoeven niet meer oneindig te wachten op vrijgave van het werkboek of rond te bellen om te controleren of iemand het open heeft staan.

Probleem: Versturen van grote batches e-mails

Voor het verzenden van de kerstkaarten in December ontstond bij DO-IT de behoefte aan een e-mailing tool, die gekoppeld aan Navision gepersonaliseerde e-mails kan versturen aan personen binnen een bepaalde mailing code.
Verdere eisen:

• Contactpersonen in een mailinggroep moeten ‘uit’ geschakeld kunnen worden in de tool
• De tekst in de e-mail moet in de taal zijn volgens de taalcode in Navision
• Er moeten meerdere bijlagen meegestuurd kunnen worden, ook afhankelijk van de taalcode in Navision

Oplossing: De Excel E-mailing Tool

Excellogisch ontwikkelde voor DO-IT een Excel E-mailing Tool. In een duidelijke interface kunnen contacten die aan een bepaalde e-mailingcode in Navision zijn gekoppeld worden opgehaald. Eventueel kan een contact even uitgeschakeld worden voor de huidige mailing.
Door een sjabloon e-mail te maken voor iedere taal en middels een bepaalde code aan te geven waar de aanhef en dergelijke moeten komen te staan kan een gepersonaliseerde e-mail met html opmaak (dus inclusief tekst opmaak, afbeeldingen enzovoort) worden verstuurd aan de contactpersonen.

Resultaat

Een Excel e-mailing Tool die door de koppeling met Navision en de heldere menu structuur eenvoudig is te bedienen.

Probleem

Voor het volgen van de voortgang van de productie en het voorspellen van het einde daarvan, om zo te beoordelen of diverse deadlines gehaald worden en een transportplanning te maken had Spotta behoefte aan een tool die een en ander kan doorrekenen.
De complexiteit die het met zich meeneemt om zoiets te bouwen in Excel gaat Spotta boven de pet.
Als Excel Expert en kenner van de processen bij Spotta was Excellogisch de aangewezen persoon om de ontwikkeling op zich te nemen.

Oplossing

Excellogisch ontwikkelde voor (en met) Spotta een Excel productieplanning, die op basis van nog uit te voeren productie en reeds gerealiseerde productie de volgende berekeningen uitvoert:

• Doorrekening op basis van gerealiseerde productie, om tot een voorspelling van de voortgang van de productie te komen
• Doorrekening van de productie om tot een benodigde transport capaciteit te komen

Nadat deze berekeningen uitgevoerd zijn in diverse scenario’s wordt de data, die centraal is berekend, naar de diverse vestigingen gestuurd die op basis hiervan transportplanningen gaan maken.
Deze decentrale transportplanning wordt vervolgens weer ingelezen in de centrale Excel productieplanning, zodat een algeheel overzicht ontstaat van deadlines, realisatie en bottlenecks.
Een aantal heldere rapportages voorzien diverse afdelingen van benodigde informatie, terwijl in een dashboard diverse deadlines in de gaten gehouden kunnen worden.

Resultaat

Een Excel productieplanning die Spotta in staat stelt de voortgang van zijn productie proces te bewaken en tijdig in te grijpen indien nodig.
Behalve het volgen van productie is dit ook nog eens de ideale tool om transport mee te plannen. Doordat decentrale transportplanning tools en de centrale Excel productieplanning met elkaar in contact staan kijkt iedereen naar dezelfde actuele gegevens.

Probleem: Lijst met mutaties op facturatie

Voor inzicht op de mutaties op lopende opdrachten en voor invoer van nieuwe opdrachten had CSU een zelf ontworpen Excel lijst. Deze liet, vanwege de beperkingen in de Excel formules te wensen over. Tevens kon slechts 1 gebruiker tegelijk in de lijst werken.

Oplossing: Excel Multi-User Tool

Excellogisch ontwikkelde voor CSU een Excel Multi Tool, waarin meerdere gebruikers tegelijk hun mutaties konden doen.
Ondertussen werken meerdere Business Units met de tool, ieder met hun eigen overzichten.
Op management niveua kan in één en dezelfde tool een rapportage over alle BU’s gedraaid worden.
Door gebruik te maken van een Access database voor het opslaan van de ingevoerde mutaties en Excel alleen te gebruiken voor weergave van de gegevens en als user interface is het mogelijk om met meerdere gebruikers tegelijk in dezelfde tool te werken, zonder elkaars gegevens te overschrijven of conflicten te veroorzaken.